Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства та в межах компетенції повідомляє.
Відповідно до інформації, наведеної у зверненні, Установа, яка фінансується за рахунок бюджетних коштів, направила працівника у закордонне
відрядження без виплати авансу на відрядження до … строком на два дні ….
Співробітником за власні кошти придбано квиток на автобус …. Датою перетину кордону з ….
На зворотній шлях у працівника відсутній квиток, оскільки він повертався до м. Львів на автотранспорті волонтерів. Датою перетину кордону України також є ….
Після повернення, а саме …, до бухгалтерії Установи працівником наданий Звіт про використання коштів разом з документами, які підтверджують його витрати під час відрядження.
Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання:
Чи включається до оподатковуваного доходу платника податку, з метою оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором, сума добових, відшкодованих працівнику Установою, яка фінансується за рахунок бюджетних коштів, за умови відсутності проїзного квитка у зворотному напряму, але за наявності відміток у паспорті про дати перетину кордону та запрошення організатора заходу?
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом ІV Кодексу.
Відповідно до п. 162.1 ст. 162 Кодексу платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з п.п. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.
Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема, сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Разом з тим перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 Кодексу, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Відповідно до п.п. 1.7 п. 161 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, які згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 3 і 4 п. 170.131 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.
Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь- яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі – Інструкція № 59).
Абзацом першим п. 15 розділу І Інструкції № 59 визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників підприємств затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98.
При цьому для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження (відповідно до абзацу першого п. 15 розділу І Інструкції № 59), водночас необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у разі, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат (абзац другий п. 17 розділу І Інструкції № 59).
Підпунктом «а» п.п. 16.1 п. 16 розділу ІІІ Інструкції № 59 передбачено, що фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається у разі відрядження з України до іноземних держав – згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні – відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо).
Враховуючи викладене, у разі якщо працівником Установи підтверджується фактичне перебування у відрядженні за кордоном шляхом надання документальних доказів, зокрема, у вигляді відміток прикордонних служб про перетин кордону, то сума добових витрат, відшкодованих такому працівнику Установою, яка фінансується за рахунок бюджетних коштів, не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків.
Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
