Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення Товариства з обмеженою відповідальністю, про надання індивідуальної податкової консультації (далі – звернення) щодо запровадження суб’єктами зовнішньоекономічної діяльності електронного документообігу з використанням електронних підписів, згенерованих на платформі «DocuSign» (https://www.docusign.com) або інших аналогічних сервісах при укладенні (підписанні) зовнішньоекономічних договорів, контрактів та інших документів, пов’язаних зйого виконанням для цілей податкового, бухгалтерського обліку та звітності, та керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодексу), в межах компетенції повідомляє таке.
Як зазначено у зверненні, платник податків є провідним експортером сільськогосподарської продукції України. Зважаючи на триваючу збройну агресію Російської Федерації проти України та воєнний стан, підписання зовнішньоекономічних контрактів на сьогодні стає все складнішим та вимагає запровадження більш спрощених механізмів, зокрема запровадження електронного документообігу з використанням електронних підписів. Враховуючи вищевикладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:
1. Чи є правомірним укладення (підписання) зовнішньоекономічного договору (контракту) та інших документів, пов’язаних з його виконанням (додаткових угод, розрахункових документів (інвойсів, рахунків тощо), первинних документів, при оформленні господарських операцій між юридичною особою-нерезидентом та юридичною особою-резидентом України з використанням електронних підписів, сформованих та накладених за допомогою сервісу «DocuSign» (https://www.docusign.com) в разі, якщо сторони попередньо належним чином уклали (підписали) договір в письмовій формі, в якому міститься згода обох сторін на використання електронних підписів, згенерованих на платформі «DocuSign» (https://www.docusign.com), а також зразки відповідних аналогів власноручних підписів уповноважених представників сторін? Чи вважатиметься в такому разі зовнішньоекономічний договір (контракт) та інші документи, пов’язані з його виконанням, що підписані з використанням електронних підписів, згенерованих на платформі «DocuSign» (https://www.docusign.com), первинними та/або розрахунковими документами для цілей податкового, бухгалтерського обліку та звітності?
2. Чи є допустимим та правомірним використання первинних документів, складених в електронній формі з використанням електронних підписів, сформованих та накладених за допомогою сервісу «DocuSign» (https://www.docusign.com), для ведення обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань за зовнішньоекономічними операціями між юридичними особами-нерезидентами та юридичними особами-резидентами України?
Відповідно до пункту 44.1 статті 44 глави 1 розділу ІІ Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 глави 1 розділу ІІ Кодексу.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший пункту 44.2 статті 44 глави 1 розділу ІІ Кодексу).
Об’єктом оподаткування податком на прибуток підприємств, на підставі абзацу першого підпункту 134.1.1 пункту 134.1 статті 134 розділу ІІІ Кодексу, є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які визначені відповідними положеннями Кодексу.
При цьому доходи та витрати платника податку на прибуток підприємств відображаються при формуванні фінансового результату до оподаткування та відповідно об’єкта оподаткування податком на прибуток згідно з правилами бухгалтерського обліку на підставі належним чином оформлених первинних документів.
З урахуванням викладеного вище, зокрема, для цілей оподаткування податком на прибуток підприємств використовуються відповідні дані бухгалтерського обліку, що визначаються на підставі первинних документів, вимоги щодо складання яких, як і порядок ведення бухгалтерського обліку, регламентуються окремими нормативно-правовими актами з питань бухгалтерського обліку.
Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (абзац перший частини другої статті 6 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами (далі – Закон № 996)).
Відповідно до статті 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.
Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга статті 3 Закону № 996).
Підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.
Згідно з частиною першою статті 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Відповідно до частини другої статті 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.95 за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі – Положення № 88).
Відповідно до пункту 2.2 глави 2 Положення № 88 первинні документи створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Пунктом 2.4 глави 2 Положення № 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Згідно з абзацом другим пункту 2.9 глави 2 Положення № 88 записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851), та Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», зі змінами та доповненнями.
Згідно з наданими роз’ясненнями Міністерства цифрової трансформації України на запит Державної податкової служби України статтею 6 Закону № 851 визначено, зокрема, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу (стаття 14 Закону № 851).
Відповідно до частин першої, другої статті 15 Закону № 851 суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно- комунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.
Згідно з наданим роз’ясненням Міністерства цифрової трансформації України на запит Державної податкової служби України, законодавство у сферах електронної ідентифікації, електронних довірчих послуг та електронного документообігу не встановлює обмежень щодо використання електронних підписів, сформованих та накладених з використанням сервісу DocuSign, в тому числі щодо підписання первинних документів таким підписом, якщо інших особливостей правового регулювання в цій сфері не встановлено законодавством чи на договірних засадах.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватись виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2 статті 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу).
