Державна податкова служба України за результатами розгляду зверненняДП «» «» (далі – ДП) щодо використання печаток під час проведення операцій з приймання-передачі майна за державними контрактами на поставку (закупівлю) товарів оборонного призначення та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) в межах компетенції повідомляє.
Як зазначено у зверненні, ДП є службою державного замовника, яка здійснює закупівлі та приймання-передачу товарів оборонного призначення, отримувачі якого знаходяться в різних районах країни.
З метою участі в приймально-здавальних операціях ДП відряджаються спеціалісти, яким надаються відповідні довіреності. З боку виконавців державних контрактів так само виступають здебільшого уповноважені (не посадові) особи.
Під час здавання-передачі представниками оформляються видаткові накладні та/або акти приймання - передачі майна.
ДП, виписуючи первинні документи, скріплює їх печаткою підприємства, а деякі виконавці державних контрактів не скріплюють свої накладні та акти приймання – передачі товару печаткою, обґрунтовуючи це тим, що печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документу, хоч договір укладений між підприємствами містить печатку, що свідчить про те, що виконавець використовує печатку, але не на всіх документах, зокрема і первинних, скріплює нею підписи.
ДП просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:
Чи є обов’язковим наявність такого реквізиту як печатка в документах, що оформлюються під час приймання – передачі майна за державними контрактами на поставку (закупівлю) товарів оборонного призначення?
Якими нормативними актами обґрунтовано позицію податкового органу?
Чи має наслідки відсутність печатки на видатковій накладній та/або акті приймання-передачі визнання їх відсутніми/недійсними/недостатніми для підтвердження операції?
Якщо відсутність печатки на видатковій накладній та/або акт приймання-передачі майна допускається (печатка не є обов’язковою), то наявність яких документів обов’язкова аби вважати операцію здійсненою та підтвердженою?
Щодо питань 1- 4
Перш за все зазначаємо, що ДПС відповідно до положень п.п. 191.1.28 п. 191.1 ст. 191 Кодексу, наділена правом надавати індивідуальні податкові консультації, інформаційно-довідкові послуги виключно з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи.
Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні») (далі – Закон № 996-XIV).
Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996-XIV).
Відповідно до частини другої та третьої ст. 8 Закону № 996-XIV питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону № 996-XIV).
Згідно з абзацами третім та п’ятим частини п’ятої ст. 8 Закону № 996-XIV підприємство самостійно, зокрема:
обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи – це документи, які містять відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства)(частина перша ст. 9 Закону № 996-XIV).
Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996-XIV первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо) (абзац восьмий частина друга ст. 9 Закону № 996-XIV).
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (абзац дев'ятий частина друга ст. 9 Закону № 996-XIV)
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (абзац десятий частина друга ст. 9 Закону № 996-XIV).
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (абзац одинадцятий частина друга ст. 9 Закону № 996-XIV).
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі - підприємства), установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі - установи) встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (зі змінами та доповненнями) (далі – Положення № 88).
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо (абзац другий п. 2.3 Положення № 88).
Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг (абзац перший п. 2.4 Положення № 88).
Відповідно до Закону № 996-XIV та Положення 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема з дотриманням вимог Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та Закону України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155).
При цьому, враховуючи вимоги Закону № 996-XIV, Закону № 851 та Закону № 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.
Отже, первинні документи складаються відповідно до правил бухгалтерського обліку.
Таким чином, з питання оформлення під час приймання-передачі майна за державними контрактами на поставку (закупівлю) товарів оборонного призначення, відображення їх у бухгалтерському обліку, використання печаток в якості елементу оформлення первинних бухгалтерських документів, доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.
Разом з тим повідомляємо, що відповідно до частини першої, другої та третьої ст. 581 Господарського кодексу України суб'єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб'єктом господарювання печатки не є обов'язковим.
Відбиток печатки не може бути обов'язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб'єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб'єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб'єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи - підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.
Наявність або відсутність відбитка печатки суб'єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).
