Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула звернення ….. щодо практичного застосування норм податкового законодавства і в межах компетенції повідомляє.
Платник податків у зверненні повідомив, що працівник компанії був відправлений у закордонне відрядження в червні місяці. Перед відрядженням йому був виданий аванс на добові у сумі ….. грн та на інші витрати у сумі ……. гривень.
По закінченню відрядження в червні місяці підзвітна особа повинна скласти та подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження разом з підтвердними документами та повернути надміру витрачені кошти, у граничні терміни – до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження до 31 липня. Але підзвітна особа такий звіт не подала та кошти не повернула. 10 серпня працівник звільняється, нарахованої суми до виплати, недостатньо для погашення нарахованого податку на доходи фізичних осіб і військового збору з надміру витрачених коштів.
Таким чином, платник податків просить надати індивідуальну податкову консільтацію з питань:
1. Коли компанія, як податковий агент має сплатити до бюджету податок на доходи фізичних осіб і військовий збір: на граничну дату звітування працівника – 31 липня, чи на дату виплати заробітної плати за відповідний місяць, наприклад: частково 07 серпня, частково 10 серпня?
2. З якої суми компанія, як податковий агент, має сплатити до бюджету податок на доходи фізичних осіб і військоивий збір: з усієї суми авансу (надміру витрачених коштів) чи лише у межах оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за відповідний місяць?
3. Якщо компанія повинна сплатити до бюджету податок на доходи фізичних осіб і військоивий збір з усієї суми авансу (надміру витрачених коштів), то яким чином реалізується положення п.п. 170.9.1 Кодексу в частині «У разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового ) року»?
4. Як відобразити в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок) суму доходу, податку та збору, які не були утримані з оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника при звільненні та з якою ознакою доходу, в зв’язку з недостатністю суми такого доходу, що включається до оподатковуваного зобов’язання за наслідками звітного (податкового) року?
Щодо першого-четвертого питань
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, відповідно до п.п. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 якого платниками податку є фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з п.п. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого не включаються, зокрема кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема, сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу (п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Разом з тим перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 Кодексу, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Відповідно до п.п. 1.7 п. 161 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, які згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у п.п. 3 і 4 п. 170.131 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.
Щодо першого – четвертого питань
Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Згідно з п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, продовжуються на один календарний місяць.
Відповідно до п.п. «б» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти / електронні гроші, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти / електронні гроші, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. У разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.
Відповідно до абзацу другого п.п. 169.4.4 п. 169.4 ст. 169 Кодексу якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму оподатковуваного доходу платника податку за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.
Відповідно до п.п. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Кодексу податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 Кодексу.
Згідно з п.п. 168.1.2 п. 168.1 ст. 168 Кодексу податок на доходи фізичних осіб сплачується (перераховується) до відповідного бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Банки, небанківські надавачі платіжних послуг приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання платіжної інструкції на перерахування цього податку до відповідного бюджету або платіжної інструкції на зарахування коштів у сумі цього податку на єдиний рахунок, визначений ст. 351 Кодексу.
Щодо першого питання
Оскільки податок на доходи фізичних осіб і військовий збір утримується за рахунок доходу, який виплачується платнику податків, то сплата податку та збору до бюджету податковим агентом у вашому випадку буде 7 і 10 серпня.
Щодо другого та третього питань
Податок на доходи фізичних осіб і військовий збір сплачуються в межах доходу, який нараховується (виплачується) платнику податків (працівнику).
При цьому непогашена частина недоплати податку та збору включається до складу податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.
Щодо четвертого питання
Відповідно до п. 176.2 ст. 176 Кодексу особи, мають статус податкових агентів, та платники єдиного внеску зобов'язані, зокрема, подавати у строки, встановлені Кодексом для податкового кварталу податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок) (з розбивкою по місяцях звітного кварталу), до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий Розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку – фізичній особі податковим агентом, платником єдиного внеску протягом звітного періоду.
Форма Розрахунку та Порядок заповнення та подання податковими агентами Розрахунку (далі – Порядок), затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4, зі змінами.
Відповідно до п. 4 розділу IV Порядку в додатку 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі – Додаток 4ДФ) до Розрахунку у графі 6 «Ознака доходу» вказується ознака доходу, наведена у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до Порядку, яка визначається відповідно до нарахованого доходу.
У додатку 4ДФ до Розрахунку ПрАТ «….», як податковий агент, відображає кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які не повернені в установлені законодавством строки, під ознакою доходу «118».
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).
