Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення ТОВ «» (далі – Компанія) щодо формування первинних документів для підтвердження витрат, пов’язаних з отриманням послуг від нерезидента за надання реклами, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.
Як зазначено у зверненні, Компанія заснована 31.05.2024 як компанія, що надає послуги з комп’ютерного програмування та створення програмного забезпечення.
Для залучення клієнтів Компанія планує використовувати рекламні площадки Гугл (Google), Фейсбук (Facebook), Інстаграм (Instagram).
Як зазначає платник, для підтвердження факту виконання робіт використовують акти виконаних робіт або інвойси, що повинні містити обов’язкові реквізити. Фейсбук не є українською компанією, оплата послуг цієї рекламної площадки здійснюється на основі інвойсів, що формуються в кабінеті користувача, оформленого на Компанію після отримання певного об’єму послуги.
Компанія просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1. чи достатньо інвойсу від Фейсбук, як первинного документу для
підтвердження витрат на рекламу?
чи потрібно додатково складати самоакт чи бухгалтерську довідку до
кожного інвойсу від Фейсбук? Яким чином можна підтвердити витрати на
купівлю послуг, що отримані від нерезидента, якщо документи
українського зразка неможливо отримати?
2. якщо компанія нерезидент виставляє інвойси в кабінеті користувача, оформленого на Компанію на передплату послуг. Актів виконаних робіт не надають. Яким чином підтвердити витрати на рекламу у таких компаній?
Щодо питань 1, 2
Організаційно-правові засади діяльності у сфері електронної комерції в Україні, встановлює порядок вчинення електронних правочинів із застосуванням інформаційно-комунікаційних систем та визначає права і обов'язки учасників відносин у сфері електронної комерції Закон України від 3 вересня 2015 року № 675-VIII «Про електронну комерцію» (далі – Закон № 675-VIII).
Розрахунки у сфері електронної комерції здійснюються відповідно до законів України «Про платіжні послуги», «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг», інших законів та нормативно-правових актів Національного банку України (частина перша ст. 13 Закону № 675-VIII).
Відповідно до п. 5 частини першої ст. 3 Закону № 675-VIII електронний договір – домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків та оформлена в електронній формі.
Способи, строки та порядок розрахунків у сфері електронної комерції визначаються в електронному договорі з урахуванням вимог законодавства України (частина друга ст. 13 Закону № 675-VIII).
Продавець (виконавець, постачальник), надавач платіжних послуг, оператор платіжної системи або інша особа, яка отримала плату за товар, роботу, послугу відповідно до умов електронного договору, повинні надати покупцеві (замовнику, споживачу) електронний документ, квитанцію, товарний чи касовий чек, квиток, талон або інший документ, що підтверджує факт отримання коштів, із зазначенням дати здійснення розрахунку (частина третя ст. 13 Закону № 675-VIII).
Відповідно до частини одинадцятої ст. 11 Закону № 675-VIII покупець (замовник, споживач) повинен отримати підтвердження вчинення електронного правочину у формі електронного документа, квитанції, товарного чи касового чека, квитка, талона або іншого документа у момент вчинення правочину або у момент виконання продавцем обов'язку передати покупцеві товар.
Підтвердження вчинення електронного правочину повинно містити такі відомості:
умови і порядок обміну (повернення) товару або відмови від виконання роботи чи надання послуги;
найменування продавця (виконавця, постачальника), його місцезнаходження та порядок прийняття претензії щодо товару, роботи, послуги;
гарантійні зобов'язання та інформація про інші послуги, пов'язані з утриманням чи ремонтом товару або з виконанням роботи чи наданням послуги;
порядок розірвання договору, якщо строк його дії не визначено.
Дія цього положення не поширюється на електронні правочини, пов'язані з одноразовим наданням інформаційних електронних послуг або послуг проміжного характеру в інформаційній сфері, оплата яких здійснюється дистанційно. Постачальник таких послуг має надати змогу споживачеві ознайомитися з найменуванням постачальника, його місцезнаходженням та порядком прийняття претензії щодо послуги.
Отже, після укладення електронного договору та надання виконавцем послуг, замовник повинен отримати підтвердження виконання послуг у формі електронного документа, квитанції, товарного чи касового чека, квитка, талона або іншого документа у момент виконання продавцем (виконавцем) обов'язку передати покупцеві товар (послуги).
Вимоги щодо первинних документів визначає Закон України
від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 996-XIV).
Так, згідно з частиною першою ст. 9 Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996-XIV первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення 88), зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами та доповненнями.
Відповідно до Закону № 996-XIV та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851-IV) та Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 2155-VIII).
Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (частина перша ст. 5 Закону № 851-IV).
Згідно з частинами першою та третьою ст. 6 Закону № 851-IV для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Правові та організаційні засади електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг, права та обов'язки суб'єктів відносин у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, порядок здійснення державного контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг визначаються Законом № 2155-VIII.
Враховуючи зазначене, законодавством з бухгалтерського обліку визначаються лише вимоги щодо обов'язкових реквізитів первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.
Згідно з п.п. 14, п.п. 20 п. 4 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.09.2019 № 856 (зі змінами та доповненнями), Мінцифри відповідно до покладених на нього завдань, зокрема: бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу; до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу; здійснює визначені законом повноваження центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
Враховуючи вимоги Закону № 996-XIV, Закону № 851-IV, Закону № 2155-VIII, Положення № 88, інших нормативно-правових актів із зазначених питань, відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.
Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами та доповненнями .
Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996-XIV).
Таким чином, питання оформлення первинних документів в електронній формі з накладанням електронного підпису, організації електронного документообігу для ведення бухгалтерського обліку та підтвердження витрат, пов’язаних з отриманням електронних послуг від нерезидента за надання реклами та відображення їх у бухгалтерському обліку належать відповідно до компетенції Мінцифри, Міністерства юстиції України та Міністерства фінансів України.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).
