Державна податкова служба України розглянула зверненняТовариства щодо строків зберігання документів та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.
Відповідно до пункту 16.1 статті 16 Кодексу платник податків зобов’язаний, зокрема, подавати до контролюючих органів у порядку, встановленому у податковому та митному законодавствах, декларації, звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів; забезпечувати збереження документів, пов’язаних із виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених у Кодексі.
Згідно з пунктом 36.5 статті 36 Кодексу відповідальність за правильність обчислення, своєчасність сплати податків і зборів (обов’язкових платежів) і додержання законів про оподаткування несе платник податків.
Згідно з пунктом 75.1 статті 75 Кодексу контролюючі органи мають право проводити, зокрема, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) перевірки.
Відповідно до абзацу першого пункту 85.2 статті 85 Кодексу платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам органів Державної податкової служби України у повному обсязі всі документи, що належать до предмета перевірки або пов’язані з ним. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено у статті 44 Кодексу.
Для цілей оподаткування відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено у законодавстві.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені в абзаці першому пункту 44.1 статті 44 Кодексу.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший пункту 44.2 статті 44 Кодексу).
Платники податків відповідно до пункту 44.3 статті 44 Кодексу зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених у законодавстві строків, але не менше:
2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 392, пункту 141.4 статті 141 Кодексу;
1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено у законодавстві, котрі складають особи, визначені у пункті 133.1 статті 133, підпункті 133.2.2 пункту 133.2 та пункті 133.4 статті 133 Кодексу, а також юридичні особи, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 пункту 44.3 статті 44 Кодексу;
1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 Кодексу;
1095 днів – для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Строки зберігання документів та інформації визначені у пункті 44.3 статті 44 Кодексу, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої у Кодексі, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого у Кодексі граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 392, пункту 141.4 статті 141 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому у законодавстві порядку передаються до архіву.
Передбачені у цьому пункті строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених у пункті 102.3 статті 102 Кодексу.
Відповідно до пункту 102.3 статті 102 Кодексу відлік строку давності зупиняється на будь-який період, протягом якого:
платник податків перебуває поза межами України, якщо таке перебування є безперервним та дорівнює чи є більшим за 183 дні;
контролюючому органу згідно із законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків;
контролюючим органом зупинено, продовжено, перенесено строки проведення перевірки у порядку, передбаченому у статтях 44, 82 та 85 Кодексу або Митному кодексі України;
контролюючий орган не може провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у зв’язку зі:
складанням акта про неможливість проведення перевірки (крім випадку визнання незаконними дій зі складання такого акта);
недопущенням платником податків посадових осіб контролюючого органу до перевірки при дотриманні контролюючим органом умов:
визначених у підпункті 41.1.1 пункту 41.1 статті 41 Кодексу, передбачених у статті 81 Кодексу;
визначених у підпункті 41.1.2 пункту 41.1 статті 41 Кодексу, передбачених у статті 349 Митного кодексу України;
оскарженням платником податків у судовому порядку рішення контролюючого органу про проведення перевірки (крім випадків визнання протиправним та/або скасування такого рішення);
здійсненням адміністративного або судового оскарження платником податків рішення контролюючого органу про нарахування грошового зобов’язання.
Відповідно до пункту 44.4 статті 44 Кодексу якщо документи, визначені у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого у законі строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених у пункті 44.3 статті 44 Кодексу.
У разі отримання платником податків згідно з пунктом 86.14 статті 86 Кодексу від контролюючого органу інформації про виявлені обставини (факти), що можуть свідчити про здійснення операцій із метою надання неправомірної вигоди службовій особі іноземної держави, документи, визначені у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, якщо вони підтверджують зазначені обставини (факти) та/або є підставою для відображення в обліку операцій, пов’язаних із зазначеними обставинами (фактами), зберігають протягом строків, передбачених у пункті 44.3 статті 44 Кодексу, збільшених на 1095 днів.
Слід зауважити, що в пункті 522 розділу XX Кодексу на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупинявся перебіг строків давності, передбачених у статті 102 Кодексу.
При цьому дію пункту 522 підрозділу 10 розділу XX Кодексу зупинено на період дії воєнного, надзвичайного стану згідно із Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану».
Водночас у пункті 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України від 24 лютого 2022 року № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні», затвердженим Законом України від 24 лютого 2022 року № 2102-IX «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні», справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у пункті 69 розділу ХХ Кодексу.
Так, відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу, тимчасово, до 01 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених у податковому законодавстві та іншому законодавстві, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених у підпункті 69.9 пункту 69 розділу ХХ Кодексу.
Також необхідно враховувати, що відповідно до пункту 16 статті 25 Закону України від 08 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» строки давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів та нарахованої пені з єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування не застосовуються.
Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік № 578/5).
Перелік № 578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
При цьому Перелік № 578/5 призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.
Відповідно до пункту 1.7 Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених у Переліку № 578/5, допускається у разі якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
У пункті 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого у Податковому кодексі України граничного строку подання такої звітності.
Крім того, у пункті 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності – забороняється.
У підпункті 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» пункту 4 Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів у розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.
При цьому згідно зі статтею 336 підпункту 4.2 пункту 4 Переліку № 578/5 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), зберігаються 5 років з урахуванням примітки до статті 186 Переліку № 578/5.
Разом із тим у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі – Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Також у Правилах № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до Правил № 1000/5. Акт схвалює експертна комісія установи та затверджує керівник установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (пункт 15 глава 8 розділ VII Правил № 1000/5).
Таким чином, питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішувати експертна комісія окремо для кожного виду документа, виходячи з приписів Переліку № 578/5, вимог пунктів 44.3 та 44.4 статті 44 Кодексу.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу.
