Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства і в межах компетенції повідомляє.
Як зазначено у зверненні, відповідно до посадових обов’язків працівники Товариства за розпорядженням керівника такого Товариства для виконання службового доручення направляються на певний строк до іншого населеного пункту поза місцем їх постійної роботи у службові відрядження.
У зв’язку з чим платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питань:
1. Чи має право Товариство відповідно до вимог Кодексу компенсувати витрати, пов’язані із запланованим відрядженням та понесені працівником Товариства до дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження (наприклад, понесені витрати працівником на придбання транспортних квитків – .2024, при цьому дати у транспортних квитках збігаються з датами, визначеними у наказі про відрядження, який фактично оформлено .2024; період відрядження відповідно до наказу про відрядження з .2024 до .2024) за наявності підтвердних документів, що засвідчують суму цих витрат, та пов’язані з таким відрядженням?
2. Чи вважатимуться витрати, пов’язані з відрядженням та понесені працівником Товариства до дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, додатковим благом працівника, у разі прийняття рішення керівником Товариства їх компенсувати, та чи матиме право Товариство на включення їх до витрат?
3. Чи має право Товариство компенсувати витрати, відповідно до вимог Кодексу, які пов’язані із запланованим відрядженням та понесені працівником Товариства без оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, яке фактично не відбулось?
4. Чи вважатимуться витрати, пов’язані з відрядженням та понесені працівником Товариства без оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, яке фактично не відбулось, додатковим благом працівника, у разі прийняття рішення керівником Товариства їх компенсувати, та чи матиме право Товариство на включення їх до витрат?
5. Чи включається до оподатковуваного доходу та вважається додатковим благом платника податку сума добових у разі направлення працівника Товариства у відрядження на один календарний день у межах України, за наявності лише оформленого наказу (розпорядження) про відрядження та відсутності будь-яких інших підтвердних документів?
6. Чи включається до оподатковуваного доходу та вважається додатковим благом платника податку сума витрат на проїзд, а саме: використання таксі або оренда автотранспорту у відрядженні за кордоном при наявності підтвердних документів?
Питання гарантій і компенсацій при службових відрядженнях регламентуються ст. 121 Кодексу законів про працю України.
Так, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, відповідно до п.п. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 якого платниками податку є фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з п.п. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого не включаються, зокрема кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
При цьому до підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Слід зауважити, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Щодо першого, другого та шостого питань
Таким чином, у разі якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів і за рішенням керівника фізичній особі – працівнику відшкодовуються витрати на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), включаючи таксі, то сума відшкодованих витрат не включається загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість зазначених витрат та дотриманням інших вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Щодо третього та четвертого питань
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий таким платником як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу) у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV Кодексу (п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Відповідно до п. 167.1 ст. 167 Кодексу ставка податку становить 18 відс. бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) платнику (крім випадків, визначених у п.п. 167.2 – 167.5 ст. 167 Кодексу).
Також вказані доходи є об’єктом оподаткування військовим збором (п.п. 1.2 п. 161 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу).
Ставка військового збору становить 1,5 відс. об’єкта оподаткування, визначеного п.п. 1.2 п. 161 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу (п.п. 1.3 п. 161 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу).
Нарахування, утримання та сплата (перерахування) податку на доходи фізичних осіб та військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 Кодексу.
Так, податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати податок на доходи фізичних осіб і військовий збір із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену ст. 167 Кодексу, та ставку військового збору, встановлену п.п. 1.3 п. 161 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу (п.п. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Кодексу).
Таким чином, витрати, які відшкодовуються юридичною особою працівнику у разі відсутності наказу (розпорядження) про відрядження, включаються до оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням.
Щодо п’ятого питання
Відповідно до абзацу тринадцятого п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 01 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Враховуючи викладене, при направленні працівника юридичної особи у відрядження строком на один день, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.
Щодо витрат юридичної особи (питання друге, третє та четверте)
Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Об’єктом оподаткування податком на прибуток підприємств згідно з абзацом першим п.п. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які визначені відповідними положеннями Кодексу.
Кодексом не передбачено різниць для коригування Товариством - платником податку на прибуток підприємств фінансового результату до оподаткування за операціями з відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями працівників такого Товариства.
Такі операції платника податку на прибуток підприємств при визначенні фінансового результату до оподаткування та відповідно об’єкта оподаткування цим податком відображаються згідно з правилами бухгалтерського обліку.
Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (абзац перший частини другої ст. 6 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами (далі – Закон № 996)).
Тож питання бухгалтерського обліку підприємством операцій з відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями працівників такого підприємства належать до компетенції Міністерства фінансів України.
Разом з цим наголошуємо, що будь-які висновки щодо оподаткування конкретних операцій платників податків можуть надаватися за результатами детального вивчення умов, суттєвих обставин здійснення відповідних господарських операцій та всіх первинних документів, оформленням яких вони супроводжуються.
Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
________________________________________________________________________________________________________________________
Дана індивідуальна податкова консультація діє до зміни/втрати чинності норм законодавства, щодо яких надано індивідуальну податкову консультацію.
