Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення Дочірнього підприємства «_______» (далі – Підприємство) щодо окремих питань, пов’язаних з організацією електронного документообігу для цілей оподаткування, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), у межах компетенції повідомляє.
Згідно зі зверненням під час укладення договорів, договірних документів та складання первинної документації із юридичними особами - нерезидентами України Підприємство систематично отримує запити від таких контрагентів щодо можливості підписання документів в електронній формі через сервіс електронного документообігу «DocuSign».
Підприємством підготовлено типову форму угоди сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів (електронного підпису «DocuSign») або іншим чином врегульований порядок його використання сторонами.
У зв’язку з викладеним вище платник податків звертається за отриманням індивідуальної податкової консультації із таких запитань:
1. Чи є договори, договірні документи, первинні та зведені облікові документи, підписані електронним підписом через сервіс «DocuSign», у розумінні ДПС складеними із дотриманням законодавства України у випадку наявності підписаної у письмовій формі між Підприємством та юридичною особою-нерезидентом України угоди сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульований порядок його використання сторонами за умови дотримання положень частини другої ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996- XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами (далі – Закон № 996) щодо обов’язкових реквізитів?
2. Чи є типова форма угоди, надана у додатках до звернення, у розумінні ДПС угодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульований порядок його використання сторонами?
Щодо запитань 1 та 2
Насамперед зауважимо, що оскільки відповідно до п.п. 191.1.28 п. 191.1
ст. 191 Кодексу до функцій контролюючих органів належить, зокрема, надання індивідуальних податкових консультацій з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи, питання порядку вчинення правочинів, у тому числі в електронній формі із застосуванням електронних підписів сторін, організації електронного документообігу суб’єктів господарювання не належать до компетенції ДПС.
Такі питання регулюються нормами цивільного законодавства, законодавства про електронні документи та електронний документообіг, з урахуванням вимог Закону № 996 та інших нормативних документів у зазначеній сфері.
Водночас повідомляємо, що для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом № 996.
Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).
Відповідно до ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів, який здійснює керівництво підприємством та несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.
Підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.
Згідно зі ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України (далі –НБУ)) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України (далі – Мінфін) від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України (далі – Мін’юст) 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами (далі – Положення № 88).
Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року
№ 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами (далі – Закон № 851) з урахуванням Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» зі змінами (далі – Закон № 2155).
Статтею 6 Закону № 851 встановлено, зокрема, що накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа. Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.
Порядок використання електронного підпису у банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює НБУ, а також при наданні платіжних послуг визначається НБУ.
Відповідно до пунктів 15 та 27 частини першої ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис – це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис; кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Зауважимо, як встановлено ст. 2 Закону № 2155, цей Закон регулює відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання і отримання послуг електронної ідентифікації, гаманців з цифровою ідентифікацією та електронних довірчих послуг, процедури надання таких послуг, нагляду і контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
Закон № 2155 не поширюється на здійснення електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг у системах, у яких обробляються службова інформація та державна таємниця, а також у системах, які використовуються виключно визначеною групою учасників на договірних засадах для внутрішніх потреб юридичних або фізичних осіб.
Частиною першою ст. 38 Закону № 2155 встановлено, що електронні довірчі послуги, що надаються відповідно до вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері електронних довірчих послуг в іноземних державах, визнаються в Україні електронними довірчими послугами того самого виду, за умови що кваліфікований надавач електронних довірчих послуг іноземної держави відповідає вимогам Закону № 2155, що підтверджується центральним засвідчувальним органом (або засвідчувальним центром – у разі надання електронних довірчих послуг у банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює НБУ, а також при наданні платіжних послуг).
Порядок визнання іноземних сертифікатів відкритих ключів, електронних підписів, а також використання інформаційно-комунікаційної системи центрального засвідчувального органу для забезпечення визнання в Україні електронних довірчих послуг, іноземних сертифікатів відкритих ключів, що використовуються під час надання юридично значущих електронних послуг у процесі взаємодії між суб'єктами різних держав, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 14 листопада 2023 року № 1198.
На підставі викладеного вище для цілей бухгалтерського обліку (та відповідно – податкового обліку) господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені
Законом № 996 та Положенням № 88, з урахуванням особливостей, встановлених іншими нормативними документами щодо оформлення первинних документів та інших документів.
Враховуючи зазначене, законодавством з бухгалтерського обліку визначаються лише вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.
Згідно з п. 4 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України
від 18 вересня 2019 року № 856 «Питання Міністерства цифрової трансформації» (зі змінами), Мінцифри відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, здійснює визначені законом повноваження у сферах електронних довірчих послуг та електронної ідентифікації, у тому числі надає суб’єктам відносин у сфері електронних довірчих послуг консультації з питань, пов’язаних з наданням електронних довірчих послуг, забезпечує взаємне визнання українських та іноземних сертифікатів відкритих ключів та електронних підписів, що використовуються під час надання юридично значущих електронних послуг; бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу.
Водночас слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України (далі – Мін’юст) від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Мін’юсті 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами.
Отже, з питань використання сервісу електронного документообігу «DocuSign» та інших подібних сервісів, організації електронного документообігу, оформлення первинних та інших документів, у тому числі в електронній формі з накладенням електронного підпису, підтвердження повноважень осіб щодо здійснення господарських операцій, зберігання та використання у господарській діяльності первинних та інших документів доцільно звернутися відповідно до Мінцифри, Мінфіну та Мін’юсту.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).
