Державна податкова служба України за результатами розгляду звернень ТОВ «» (далі – ТОВ) щодо складання первинних документів, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.
Як зазначено у зверненнях, ТОВ цікавлять питання оформлення первинних документів для підтвердження господарської операції.
ТОВ просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:
1.Чи допустимий на видаткових накладних та товарно-транспортних накладних ( далі – ТТН) друкований відтиск печатки, а не мокра печатка ТОВ?
2.Чи відображення печатки ТОВ на друкованих формах накладних: розрахункова накладна, ТТН, накладна на повернення, за допомогою нанесення печаток принтерами під час друку самого документа не є порушенням вимоги до складання первинних документів?
3.Чи вважатимуться документи – друкована форма накладних: розрахункова накладна, ТТН, накладна на повернення із нанесеним відображенням печатки ТОВ такими, що підтверджують господарську операцію?
Перш за все зазначаємо, що ДПС відповідно до положень п.п. 191.1.28
п. 191.1 ст. 191 Кодексу, наділена правом надавати індивідуальні податкові консультації, інформаційно-довідкові послуги виключно з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи.
Відповідно до ст. 1 Закону України від 5 квітня 2001 року № 2344-ІІІ «Про автомобільний транспорт» (далі – Закон № 2344) товарно-транспортна накладна (далі – ТТН) – це єдиний для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб) документ, призначений для обліку товарно- матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, який складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов’язкові реквізити, передбачені цим Законом та правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом.
Згідно з Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 № 363 (далі – Наказ № 363), зареєстрованим Міністерством юстиції України 20.02.98 за № 128/2568, ТТН є основним документом на перевезення вантажів, форму якої наведено в додатку 7 до цих Правил.
Вимоги щодо оформлення товарно транспортної накладної визначені п. 11.1 глави одинадцятої Наказу № 363. Так, товарно-транспортну накладну суб'єкт господарювання може оформлювати без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до цих Правил, за умови наявності в ній інформації про назву документа, дату і місце його складання, найменування (прізвище, ім'я, по батькові) Перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж, автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер), пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.
Залежно від виду вантажу та його специфічних властивостей до основних документів додаються інші (сертифікати, свідоцтва тощо), що визначається правилами перевезень зазначених вантажів у паперовому та/або електронному вигляді.
Відповідно до пункту 1 Положення про Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 червня 2015 року № 460 (далі – Положення), Мінінфраструктури є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику, зокрема у сфері автомобільного транспорту та відповідно до покладених завдань інформує та надає роз’яснення щодо реалізації державної політики з питань, що належать до його компетенції (п.п. 8 п. 4 Положення), крім того затверджує Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні (п.п. 20 п. 4 Положення).
Отже, з питання особливостей оформлення товарно-транспортної накладної доцільно звернутися до Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України.
Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні») (далі – Закон № 996-XIV).
Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996-XIV).
Відповідно до частини другої та третьої ст. 8 Закону № 996-XIV питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.
Згідно з абзацами третім та п’ятим частини п’ятої ст. 8 Закону № 996- XIV підприємство самостійно, зокрема:
обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи – це документи, які містять відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства)(частина перша ст. 9 Закону № 996-XIV).
Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996-XIV первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі - підприємства), установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі - установи) встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (зі змінами та доповненнями) (далі – Положення № 88).
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо (абзац другий п. 2.3 Положення № 88).
Відповідно до Закону № 996-XIV та Положення 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема з дотриманням вимог Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та Закону України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155).
При цьому, враховуючи вимоги Закону № 996-XIV, Закону № 851 та Закону № 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.
Отже, первинні документи складаються відповідно до правил бухгалтерського обліку.
Таким чином, з питання оформлення ТТН, відображення у бухгалтерському обліку операцій на підставі ТТН, використання копій печаток в якості первинних бухгалтерських документів, доцільно звернутися до Міністерства інфраструктури України та Міністерства фінансів України.
Разом з тим повідомляємо, що відповідно до частини першої, другої та третьої ст. 581 Господарського кодексу України суб'єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб'єктом господарювання печатки не є обов'язковим.
Відбиток печатки не може бути обов'язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб'єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб'єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб'єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи - підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.
Наявність або відсутність відбитка печатки суб'єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).
