Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення Підприємства щодо надання індивідуальної податкової консультації, керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє таке.
Відповідно до звернення Підприємство перебуває на спрощеній системі оподаткування, є платником єдиного податку 4 групи, здійснює діяльність з вирощування урожаю зернових культур, бобових і насіння олійних культур на орендованих землях у юридичних і фізичних осіб, також Підприємство займається вирощуванням великої рогатої худоби молочних порід. У зв’язку з виробничою необхідністю працівники Підприємства направляються у відрядження. Для забезпечення відрядження їм виплачуються добові на картку Підприємства, або готівкою через касу Підприємства на підставі видаткового касового ордеру, що відображається у касовій книзі.
У зв’язку зі складністю розуміння законодавства Підприємство звернулось до ДПС із запитанням, які терміни зберігання таких документів як наказ про відрядження, видатковий касовий ордер, касова книга, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.
Перелік типових документів, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими юридичними особами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій визначено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.01.2012 за № 571/20884.
Згідно з пунктом 1.4 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.01.2012 за № 571/20884 (далі – Перелік) він є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.
Враховуючи викладене вище, повідомляємо, що строк зберігання наказу про відрядження, видаткового касового ордеру, касової книги, Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт становить 5 років, з урахуванням примітки статті 186 Переліку згідно з якою документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе;
документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);
документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39 2 Податковим кодексом України, зберігаються не менше 7 років.
Дана індивідуальна податкова консультація діє до зміни/втрати чинності норм законодавства, щодо яких надано індивідуальну податкову консультацію.
